Contratar envolve muita troca de documentos. Currículos, cartas de apresentação, portfólios, cópias de documentos, certificados, referências. Gerenciar isso por email é caótico, especialmente quando você está contratando para várias vagas simultaneamente.
O problema do email no recrutamento
- Emails de candidatos se misturam com o email comercial normal
- Anexos estão espalhados em dezenas de conversas
- Você não consegue ver de relance quais candidatos enviaram quais documentos
- Limites de tamanho bloqueiam envios de portfólios
- Encaminhar documentos de candidatos internamente gera preocupações de segurança
Uma abordagem melhor
Crie uma página de envio dedicada para cada vaga aberta:
- "Desenvolvedor Sênior — Documentação"
- "Gerente de Marketing — Portfólio & Currículo"
- "Vendedor — Documentos de Candidatura"
Compartilhe o link na sua vaga de emprego, email de confirmação ou diretamente com os candidatos. Eles enviam tudo de uma vez — sem ping-pong de emails.
O que coletar
Estruture a descrição da sua página de envio para dizer aos candidatos exatamente o que precisa:
"Por favor envie os seguintes documentos: 1. Currículo (PDF de preferência) 2. Carta de apresentação 3. Portfólio ou amostras de trabalho (se aplicável) 4. Duas referências profissionais (documento ou PDF)
Nomeie seus arquivos: Sobrenome_TipoDocumento.pdf"
A experiência do candidato
Do ponto de vista do candidato, clicar em um link e enviar todos os documentos é muito melhor do que compor um email formal com múltiplos anexos. Também é menos intimidante — sem pressão para escrever o email perfeito.
Para contratação em múltiplas fases
Crie páginas de envio separadas para diferentes etapas:
- Fase 1: "Candidatura — Currículo & Carta de Apresentação"
- Fase 2: "Pós-entrevista — Amostra de Trabalho"
- Fase 3: "Integração — RG/CPF & Certificados"
Cada fase tem seu próprio link, mantendo documentos organizados por propósito.
Considerações de segurança
Para documentos sensíveis como cópias de RG/CPF:
- Use proteção por senha na página de envio
- Baixe os arquivos rapidamente e armazene no seu sistema seguro de RH
- A página de envio expira automaticamente, documentos não ficam online
- Conforme a LGPD: armazenamento temporário, exclusão automática
Baixar e processar
Baixe todos os envios como ZIP, extraia em pastas por candidato e processe pelo seu fluxo de trabalho de contratação habitual.