Le recrutement implique beaucoup d'échanges de documents. CV, lettres de motivation, portfolios, copies de pièce d'identité, certificats, références. Gérer tout ça par email est chaotique, surtout quand vous recrutez pour plusieurs postes en même temps.
Le problème de l'email dans le recrutement
- Les emails des candidats se mélangent avec le courrier professionnel habituel
- Les pièces jointes sont dispersées dans des dizaines de fils de discussion
- Impossible de voir d'un coup d'œil quels candidats ont soumis quels documents
- Les limites de taille bloquent les envois de portfolios
- Transférer des documents de candidats en interne crée des risques de sécurité
Une meilleure approche
Créez une page d'envoi dédiée pour chaque poste ouvert :
- « Développeur Senior — Dossier de candidature »
- « Responsable Marketing — Portfolio & CV »
- « Commercial — Documents de candidature »
Partagez le lien dans votre offre d'emploi, email de confirmation ou directement avec les candidats. Ils envoient tout en une fois — pas d'allers-retours par email.
Quoi collecter
Structurez la description de votre page d'envoi pour dire aux candidats exactement ce dont vous avez besoin :
« Merci d'envoyer les documents suivants : 1. CV (PDF de préférence) 2. Lettre de motivation 3. Portfolio ou exemples de travaux (le cas échéant) 4. Deux références professionnelles (document ou PDF)
Nommez vos fichiers : Nom_TypeDocument.pdf »
L'expérience candidat
Du point de vue du candidat, cliquer sur un lien et envoyer tous les documents est bien mieux que de rédiger un email formel avec plusieurs pièces jointes. C'est aussi moins intimidant — pas de pression pour écrire l'email parfait.
Pour le recrutement en plusieurs étapes
Créez des pages d'envoi séparées pour chaque phase :
- Phase 1 : « Candidature — CV & Lettre de motivation »
- Phase 2 : « Suite à l'entretien — Exemple de travail »
- Phase 3 : « Intégration — Pièce d'identité & Certificats »
Chaque phase a son propre lien, gardant les documents organisés par objectif.
Considérations de sécurité
Pour les documents sensibles comme les copies de pièce d'identité :
- Utilisez la protection par mot de passe sur la page d'envoi
- Téléchargez les fichiers rapidement et stockez-les dans votre système RH sécurisé
- La page d'envoi expire automatiquement, les documents ne restent pas en ligne
- Conforme au RGPD : stockage temporaire, suppression automatique
Télécharger et traiter
Téléchargez toutes les soumissions en ZIP, extrayez dans des dossiers par candidat et traitez selon votre workflow de recrutement habituel.