Contratar implica mucho intercambio de documentos. CVs, cartas de presentación, portfolios, copias de DNI, certificados, referencias. Gestionar esto por email es caótico, especialmente cuando contratas para varias posiciones simultáneamente.
El problema del email en la selección de personal
- Los emails de candidatos se mezclan con el correo empresarial habitual
- Los archivos adjuntos están dispersos en decenas de hilos
- No puedes ver de un vistazo qué candidatos enviaron qué documentos
- Los límites de tamaño bloquean envíos de portfolios
- Reenviar documentos de candidatos internamente genera preocupaciones de seguridad
Un enfoque mejor
Crea una página de subida dedicada para cada puesto vacante:
- "Desarrollador Senior — Documentación"
- "Director de Marketing — Portfolio y CV"
- "Comercial — Documentos de solicitud"
Comparte el enlace en tu oferta de empleo, email de confirmación, o directamente con los candidatos. Ellos suben todo de una vez — sin intercambio de emails.
Qué pedir
Estructura la descripción de tu página de subida para decirle a los candidatos exactamente qué necesitas:
"Por favor sube lo siguiente: 1. CV (preferiblemente en PDF) 2. Carta de presentación 3. Portfolio o muestras de trabajo (si aplica) 4. Dos referencias profesionales (documento o PDF)
Nombra tus archivos: Apellido_TipoDocumento.pdf"
La experiencia del candidato
Desde la perspectiva del candidato, hacer clic en un enlace y subir todos los documentos es mucho mejor que componer un email formal con múltiples adjuntos. También es menos intimidante — no hay presión para escribir el email perfecto.
Para contratación en múltiples fases
Crea páginas de subida separadas para diferentes etapas:
- Fase 1: "Solicitud — CV y Carta de Presentación"
- Fase 2: "Seguimiento de entrevista — Muestra de trabajo"
- Fase 3: "Incorporación — DNI y Certificados"
Cada fase tiene su propio enlace, manteniendo los documentos organizados por propósito.
Consideraciones de seguridad
Para documentos sensibles como copias de DNI:
- Usa protección con contraseña en la página de subida
- Descarga los archivos rápidamente y almacénalos en tu sistema seguro de RRHH
- La página de subida expira automáticamente, así que los documentos no permanecen online
Descargar y procesar
Descarga todos los envíos como ZIP, extrae en carpetas por candidato y procesa con tu flujo de trabajo habitual de contratación.